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Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungspflichten

Sie als Unternehmer bzw. gesetzlicher Vertreter haben die Sorgfaltspflicht, Geschäftsunterlagen sowohl nach dem Handelsrecht als auch nach dem Steuerrecht aufzubewahren. Die Dauer der Aufbewahrung hängt davon ab, um welche Unterlagen es sich handelt.

Sind Sie verpflichtet, nach Handels- oder Steuerrecht Bücher zu führen, oder führen sie freiwillig Bücher, so ist auf die Einhaltung der GoB, Grundsätze ordnungsgemäßere Buchführung, zu achten. Die GoB umfasst unter anderem folgende Punkte:

  • Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen
  • Buchführung muss es einem sachverständigen Dritten erlauben, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen zu können
  • Geordnete Aufbewahrung während der gesamten Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungspflichten gelten jedoch auch für alle anderen, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Somit auch Selbständige und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen oder Aufzeichnungen für umsatzsteuerliche Zwecke vornehmen.

Weiterhin ist zu beachten, dass auch Privatpersonen, trotz den Vereinfachungen seit 2017, eine Belegvorlagepflicht in folgenden Fällen haben:

  • im Immobilienbereich – die Handwerkerrechnungen
  • bei privaten Vermietungen (Vermögensverwaltung), welche umsatzsteuerpflichtig sind
  • Privatpersonen mit Jahreseinkünften von über 500.000 € - Betroffene haben Ihre Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre lang aufbewahren

Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich müssen Sie als Unternehmer bzw. gesetzlicher Vertreter Ihre geschäftlichen Unterlagen für mehrere Jahre vorhalten. Die jeweilige Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung bzw. Erstellung vorgenommen wurde.

Einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen:

  • Bücher, Inventare
  • Arbeitsanweisungen, organisationsunterlagen
  • Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse
  • Buchungsbelege

Einer kürzeren Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren unterliegen:

  • empfange und versendete Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen, welche für die Besteuerung relevant sind (z. B. Freistellungsbescheinigungen)

Neben v. g. Fristen ist auch die Form der Aufbewahrung zu beachten – Elektronische Unterlagen sind elektronisch aufzubewahren; somit: jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und unveränderbar.

„Papier“-Unterlagen als Original sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren, somit als Papier.

Etwaige Abweichungen von v. g. Formen ergeben sich bei Bestehen einer Verfahrensdokumentation.

Gerne stehen wir Ihnen zur Klärung Ihrer Fragen bzw. zu einer individuelle Beratung zur Verfügung.

Mai 2024


innergemeinschaftliche Lieferungen – die Voraussetzungen des Beleg- und Buchnachweises für die Befreiung

Der Verkauf von Waren (Fahrzeuge, Teile, etc.) ist umsatzsteuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung, wenn

  • eine Beförderung oder Versendung in einen anderen EU-Mitgliedstaat
  • an einen Unternehmer für sein Unternehmen erfolgt,
  • der Empfänger eine Erwerbsbesteuerung im anderen EU-Mitgliedstaat durchführt,
  • der Abnehmer eine gültige USt-IDNr. des anderen EU-Mitgliedstaats verwendet und
  • es Beleg- und Buchnachweise vorliegen.

Als Unternehmer, der Waren in andere EU-Länder liefert, müssen Sie beleg- und buchmäßig nachweisen, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen vorliegen.

Der Belegnachweis erfolgt z. B. durch:

  • ein Rechnungsdoppel und
  • durch die Gelangensbestätigung des Abnehmers
  • Alternativen zur Gelangensbestätigung:
    • Spediteurbescheinigung
    • Versicherungspolice für diese Lieferung,
    • Bestätigung einer öffentlichen Stelle (z. B.) Notar über die Ankunft im übrigen Gemeinschaftsgebiet
    • Handelsrechtlicher Frachtbrief
    • Auftrag von Kurier/Post mit tracking-and-tracing-Protokoll

Der Buchnachweis erfolgt durch Aufzeichnung u. a. folgender Angaben (§ 17 UStDV):

  • Name
  • Anschrift
  • USt-IDNr. des Abnehmers
  • Gewerbezweig/Branche des Abnehmers

Können v. g. Nachweise nicht vorgelegt werden, ist die Steuerbefreiung nicht anwendbar und der Umsatz wird steuerpflichtig, Ausnahmen ausgenommen.


Bitte beachten Sie weiterhin, dass es Ihre unternehmerische Aufgabe ist, die Ihnen mitgeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners auf Gültigkeit zu prüfen. Die Überprüfung können Sie auf der Homepage des Bundeszentralamt für Steuern veranlassen. Eine einfache Anfrage ist im Falle einer Prüfung nicht ausreichend. Führen Sie stets die qualifizierte Anfrage durch.

April 2024


Sachzuwendungen – Auswirkungen auf den Gewinn und die lohnsteuerliche Pauschalierung

Sachzuwendungen sind aus betrieblichem Interesse veranlasste Geschenke und Zuwendungen, welche nicht in Geld bestehen. Für den Empfang von Sachzuwendungen erbringt der Empfänger keine Gegenleistung.

Beispiele sind Sachgeschenke, Eintrittskarten für Theater/Oper/Musical, oder eine Einladung in die VIP-Lounge.

Betriebsausgabenabzug

Aufwendungen für Sachzuwendungen an Nichtarbeitnehmer (somit Geschäftspartner) sind, nach alter Rechtsprechung (bis 31.12.2023), abzugsfähig (gewinnmindernd), soweit die Anschaffungskosten insgesamt 35,00 Euro / je Empfänger / pro Jahr nicht übersteigen. Dieser Betrag wurde mit dem Wachstumschancengesetz auf 50,00 Euro / je Empfänger / pro Jahr angepasst. Soweit die Betriebsausgabe abzugsfähig ist, ist auch die pauschale Lohnsteuer abzugsfähig (siehe unten).

Aufwendungen für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind im Rahmen der betrieblichen Interesse, unbeschränkt abzugsfähig, da diese i. d. R. zum steuerpflichtigen und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn gehören. Die pauschale Steuer ist, da die Sachzuwendung selbst abzugsfähig ist, auch abzugsfähig.
 

Pauschale Einkommensteuer für Sachzuwendungen

Da die Zuwendung für den Beschenkten i. d. R. einen wirtschaftlichen Vorteil darstellt, stellt die Zuwendung grundsätzlich eine Einnahme beim Empfänger dar, welche es zu versteuern gilt. Müsste der Empfänger den Wert des Geschenks versteuern, wäre der Zweck des Geschenks „vereitelt“. Die Pauschalversteuerung schafft eine Abhilfe: Der Schenker hat ein Wahlrecht, ob er für den Beschenkten die pauschale Einkommensteuer bezahlt, sog. „Steuergeschenk“. Falls der Schenker die Pauschalierung übernimmt, ist die Steuer beim Empfänger abgegolten. Der Empfänger ist über die Pauschalierung zu informieren.

Pauschalierbar sind Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer sowie an Geschäftspartner (und deren Arbeitnehmer).

Eine Pauschalierung erfolgt nicht, wenn die Geschenke im Inland nicht steuerpflichtig sind: bspw. wenn der Empfänger ein Privatkunde ist oder ein ausländischer Geschäftspartner.

Die Pauschalierung für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber kann nur erfolgen, falls die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

Die Bemessungsgrundlage für die pauschale Einkommensteuer ermittelt sich aus den Aufwendungen mit Umsatzsteuer.

Die pauschale Einkommensteuer beträgt grundsätzlich 30 Prozent der Bemessungsgrundlage, zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. In einigen Fällen wird nur eine pauschale Steuer von 15 Prozent oder 25 Prozent erhoben.


Nicht pauschal besteuert werden:

  • Aufmerksamkeiten für Dritte oder Arbeitnehmer bis 60,00 Euro brutto aus persönlichem Anlass
  • Sachbezüge für Arbeitnehmer bis zur Freigrenze von 44,00 Euro pro Monat
  • Zuwendungen im überwiegenden Arbeitgeberinteresse – bspw. Betriebsveranstaltung bis 110,00 Euro Freibetrag
  • Bewirtung von Geschäftsfreunden
  • Sachzuwendungen bis zu 10,00 Euro Anschaffungskosten – bspw. Streuartikel

Für Kfz-Gestellung und andere Sachbezüge (nach SvEV oder mit Rabattfreibetrag) erfolgt keine Pauschalierung.

Neben v. g. Aspekten sind auch noch etwaige Obergrenzen und Pauschalierungskreise zu beachten.

März 2024


Bauabzugssteuer § 48 EStG

Ein Auftraggeber ist verpflichtet, die Bauabzugsteuer einzubehalten, wenn er Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und
Empfänger von Bauleistungen im Inland ist.

Unternehmer im diesem Sinne ist, wer selbstständig, nachhaltig (mit Wiederholungsabsicht) und mit Einnahmenerzielungsabsicht tätig ist. Abzugsverpflichtet sind somit:

  • Gewerbetreibende
  • Freiberufler
  • Kapitalgesellschaften
  • Kleinunternehmer
  • Steuerfrei Vermietende
  • (Aufzählung nicht abschließend)

Bauleistungen dienen der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken unabhängig davon ob Betriebsvorrichtung oder Gebäudebestandteil. Keine Bauleistungen sind die Lieferung von Baustoffen, Reinigung ohne Veränderung der Oberfläche, Vermietung von Baumaschinen ohne Personal, Wartung ohne wesentlichen Austausch und Planungsleistungen.

Betroffene Unternehmer müssen 15 v. H. des Rechnungsbetrags einschließlich Umsatzsteuer einbehalten und an das Finanzamt des leistenden Bauunternehmers abführen. Die Abzugssteuer wird auf Steuerschulden des Bauunternehmers angerechnet.

4 Ausnahmen von der Einbehaltung der Bauabzugssteuer:

  • Der Auftraggeber (ein Unternehmer) empfängt die Leistung für seinen Privatbereich, nicht für sein Unternehmen
  • Vorlage einer gültigen Freistellungsbescheinigung bis zur Zahlung (§ 48b EStG)
  • Bei ausschließlich steuerfreier Vermietung bis 15.000 € Umsatz: Bauleistungen eines Bauunternehmers bis 5.000 € im Kalenderjahr
  • Bauleistungen für Mietwohnungen, wenn bis 2 Wohnungen vermietet werden und der Unternehmer noch andere unternehmerische Leistungen erbringt (bspw. Architekt, der Leistungen für zwei vermietete Wohnungen empfängt)

Die Freistellungsbescheinigung erteilt das Betriebsfinanzamt des leistenden Baunternehmers dem Bauunternehmer.


Unsere Empfehlung für Sie:

Achten Sie auf vorgenannte Grundsätze bei Empfang von Bauleistungen für Ihr Unternehmen. In Zweifelsfragen zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Als Bauherr (Auftraggeber/ empfangender Unternehmer) haften Sie für die Abzugssteuer. Es ist ein Bußgeld bis 25.000 € möglich.

Februar 2024


Kassen-Nachschau

Im Rahmen einer Kassen-Nachschau nach § 146 b Abgabenordnung wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung überprüft. Erfahrungsgemäß wird die Einhaltung der grundsätzlichen Pflicht zu den Einzelaufzeichnungen und deren Ordnungsmäßigkeit hinsichtlich der Verbuchung geprüft. Weiterhin wird auch der Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen geprüft.

Im Rahmen der Kassen-Nachschau darf ein Prüfer der Finanzverwaltung:

  • unangekündigt die Prüfung beginnen
  • während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten
  • Geschäftsräume betreten (jedoch kein Durchsuchungsrecht)
  • die Prüfung auch bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen beginnen
  • Unterlagen und Belege fotografieren/ scannen
  • einen Kassensturz verlangen

Unsere Empfehlung, um für eine etwaige Kassen-Nachschau in Ihrem Unternehmen vorbereitet zu sein:

  • die Überprüfung der Kundenbons hinsichtlich QR-Code oder Text zur installierten TSE
  • die ständige Bereithaltung der Bedienungsanleitung für Ihr Kassensystem, bei einer elektronischen Kasse auch die dazugehörige Verfahrensdokumentation
    • der Prüfer kann den Export einer sog. DSFinVK-Datei mit TAR-Archiven verlangen
  • Schaffung einer betrieblichen Stellvertretung für den Fall der Abwesenheit der Geschäftsleitung

Januar 2024