Spielregeln Finanzbuchhaltung

1. Alle Buchhaltungsbelege sind in DATEV Unternehmen online hochzuladen.
   Bitte achten Sie darauf, dass jede Rechnung ein einzelnes Dokument ist, d.h. dass nicht mehrere Rechnungen in einem pdf-Dokument enthalten sind.

• Regelung für fehlende Belege
  Fehlende Belege mit einem Rechnungsbetrag kleiner als 100 € buchen wir ohne Rückfrage auf Eigenbedarf privat (Personenunternehmen) und auf Verrechnungskonto Geschäftsführer (Kapitalgesellschaften). Dies ist für Sie die wirtschaftlich günstigere Lösung, da die entstehenden Kosten für das Nacherfassen der Belege größer wäre, als Ihre mögliche Steuerersparnis.
  
  Übersteigt der Rechnungsbetrag eines fehlenden Beleges 100 €, so erinnern wir Sie freundlich daran, uns diesen einzureichen.
  Sollten uns die fehlenden Belege bis zum 5. des Folgemonats nicht vorliegen, so buchen wir diese ohne weitere Rückfrage auf Eigenbedarf privat (Personenunternehmen) und auf Verrechnungskonto Geschäftsführer (Kapitalgesellschaften).
  
  Nur so können wir Ihre Fristen einhalten. Sollten Sie uns in dem Fall den Beleg nachträglich einreichen, so berechnen wir den Aufwand für das das Rückbuchen nach unseren üblichen Stundensätzen in 15-Minuten-Einheiten.

2. Die in der Einrichtungsphase für Sie angelegten Belegtypen sind zwingend zu berücksichtigen.
    Eine Änderung/ Ergänzung der Belegtypen ist nur nach ausdrücklicher Freigabe durch paul + partner Steuerberater mbB zulässig.

    Folgende Belegtypen gibt es im Allgemeinen:

• a) Eingangsrechnung
  • Unter dem Belegtypen Eingangsrechnungen dürfen nur Eingangsrechnungen hochgeladen werden (keine Lieferscheine,
    Mahnungen etc.). Sollten die dort hochgeladenen Eingangsrechnungen von Ihrem Buchhalter als fehlerhaft moniert werden,
    sind diese unter dem Belegtypen "Sonstiges" hochzuladen.
• b) Ausgangsrechnungen
  • Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramm -> Rechnungen werden per Schnittstelle übernommen.
  • Auftragswesen online -> Rechnungen sind in DATEV Unternehmen online bereitzustellen.
  • Anderes Programm ohne Schnittstelle oder Excel/Word -> Rechnungen in DATEV Unternehmen online hochladen.
• c) Kreditkarten
  • Alle Belege, die per Kreditkarte bezahlt wurden, sind auf den jeweiligen Belegtypen der Kreditkarten hochzuladen. Die Kreditkartenabrechnung ist ebenfalls auf den jeweiligen Belegtypen hochzuladen.
• d) Reisekostenbelege
  • Alle Reisekostenbelege und die dazugehörige Reisekostenabrechnung sind auf den jeweiligen Mitarbeiter-Belegtypen hochzuladen (Bei mehreren Reisekostenverursachern wird pro Mitarbeiter ein Belegtyp definiert.)
• e) Kasse
  • Elektronisches Kassensystem mit Schnittstelle: Kassenausgaben sind nur noch über ein Verrechnungskonto per Ein- und Auslagen zu erfassen.
    • Beispiel: Ein Mitarbeiter kauft im Supermarkt Wasser. Vor dem Einkaufen werden 10 € aus der Kasse als Entnahme ausgebucht. Das Wechselgeld wird als Einlage wieder in die Kasse eingebucht. Der Beleg wird auf den Belegtyp Kasse zu DATEV Unternehmen online hochgeladen.
  • DATEV Unternehmen online: Alle Belege sind in der Kasse in DATEV Unternehmen online zu erfassen und festzuschreiben.
• f) Sonstiges
  • Hier sind Mahnungen, Zahlungsavise, Korrekturen zu fehlerhaften Belegen, Verträge, etc. hochzuladen.

3. Die Kontoumsätze sind selbstständig in DATEV Unternehmen online zu aktualisieren.

4. Die Unterlagen sind zu den mit Ihnen festgelegten Terminen vollständig bereitzustellen.

5. Buchhaltungsrelevante Belege können nicht über E-Mail verarbeitet werden.

6. Folgende Auswertungen werden Ihnen standardmäßig in DATEV Unternehmen online bereitgestellt:

• Entwicklungsübersicht
• Vorjahresvergleich
• Wertenachweis zum Vorjahresvergleich
• Summen- und Saldenliste
• Offene Posten Liste
• Kontenblätter
• Umsatzsteuervoranmeldung
• etc.

Sollten Sie Fragen zu unseren Spielregeln haben, sprechen Sie uns gerne an.

Wir freuen uns auf die digitale Zusammenarbeit mit Ihnen!