Ihre Pflicht ist unsere Kür

Alle in einem Wirtschaftsjahr entstandenen Geschäftsvorfälle müssen festgehalten werden. Die Grundlage für eine ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung ist damit die gewissenhafte Sammlung aller Belege Ihres Unternehmens. Die Finanzbuchhaltung in unserer Kanzlei geht über das Kontieren und Erfassen Ihrer Buchungsbelege hinaus. Eine sorgfältig bearbeitete und aussagekräftige Finanzbuchhaltung gibt schon vor Erstellung des Jahresabschlusses zentrale Informationen über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage Ihres Unternehmens. Diese Analysen können bei Bedarf für eine anschließend zeitnahe betriebswirtschaftlichen Beratung dienen. Ob Einnahmen-Überschuss-Rechner oder Bilanzierer, die Organisation des Rechnungswesens richtet sich nach den besonderen Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Spielregeln Finanzbuchhaltung

1. Alle Buchhaltungsbelege sind in DATEV Unternehmen online hochzuladen.
   Bitte achten Sie darauf, dass jede Rechnung ein einzelnes Dokument ist, d.h. dass nicht mehrere Rechnungen in einem pdf-Dokument enthalten sind.

• Regelung für fehlende Belege
  Fehlende Belege mit einem Rechnungsbetrag kleiner als 100 € buchen wir ohne Rückfrage auf Eigenbedarf privat (Personenunternehmen) und auf Verrechnungskonto Geschäftsführer (Kapitalgesellschaften). Dies ist für Sie die wirtschaftlich günstigere Lösung, da die entstehenden Kosten für das Nacherfassen der Belege größer wäre, als Ihre mögliche Steuerersparnis.
  
  Übersteigt der Rechnungsbetrag eines fehlenden Beleges 100 €, so erinnern wir Sie freundlich daran, uns diesen einzureichen.
  Sollten uns die fehlenden Belege bis zum 5. des Folgemonats nicht vorliegen, so buchen wir diese ohne weitere Rückfrage auf Eigenbedarf privat (Personenunternehmen) und auf Verrechnungskonto Geschäftsführer (Kapitalgesellschaften).
  
  Nur so können wir Ihre Fristen einhalten. Sollten Sie uns in dem Fall den Beleg nachträglich einreichen, so berechnen wir den Aufwand für das das Rückbuchen nach unseren üblichen Stundensätzen in 15-Minuten-Einheiten.

2. Die in der Einrichtungsphase für Sie angelegten Belegtypen sind zwingend zu berücksichtigen.
    Eine Änderung/ Ergänzung der Belegtypen ist nur nach ausdrücklicher Freigabe durch paul + partner Steuerberater mbB zulässig.

    Folgende Belegtypen gibt es im Allgemeinen:

• a) Eingangsrechnung
  • Unter dem Belegtypen Eingangsrechnungen dürfen nur Eingangsrechnungen hochgeladen werden (keine Lieferscheine,
    Mahnungen etc.). Sollten die dort hochgeladenen Eingangsrechnungen von Ihrem Buchhalter als fehlerhaft moniert werden,
    sind diese unter dem Belegtypen "Sonstiges" hochzuladen.
• b) Ausgangsrechnungen
  • Warenwirtschafts- oder Fakturierungsprogramm -> Rechnungen werden per Schnittstelle übernommen.
  • Auftragswesen online -> Rechnungen sind in DATEV Unternehmen online bereitzustellen.
  • Anderes Programm ohne Schnittstelle oder Excel/Word -> Rechnungen in DATEV Unternehmen online hochladen.
• c) Kreditkarten
  • Alle Belege, die per Kreditkarte bezahlt wurden, sind auf den jeweiligen Belegtypen der Kreditkarten hochzuladen. Die Kreditkartenabrechnung ist ebenfalls auf den jeweiligen Belegtypen hochzuladen.
• d) Reisekostenbelege
  • Alle Reisekostenbelege und die dazugehörige Reisekostenabrechnung sind auf den jeweiligen Mitarbeiter-Belegtypen hochzuladen (Bei mehreren Reisekostenverursachern wird pro Mitarbeiter ein Belegtyp definiert.)
• e) Kasse
  • Elektronisches Kassensystem mit Schnittstelle: Kassenausgaben sind nur noch über ein Verrechnungskonto per Ein- und Auslagen zu erfassen.
    • Beispiel: Ein Mitarbeiter kauft im Supermarkt Wasser. Vor dem Einkaufen werden 10 € aus der Kasse als Entnahme ausgebucht. Das Wechselgeld wird als Einlage wieder in die Kasse eingebucht. Der Beleg wird auf den Belegtyp Kasse zu DATEV Unternehmen online hochgeladen.
  • DATEV Unternehmen online: Alle Belege sind in der Kasse in DATEV Unternehmen online zu erfassen und festzuschreiben.
• f) Sonstiges
  • Hier sind Mahnungen, Zahlungsavise, Korrekturen zu fehlerhaften Belegen, Verträge, etc. hochzuladen.

3. Die Kontoumsätze sind selbstständig in DATEV Unternehmen online zu aktualisieren.

4. Die Unterlagen sind zu den mit Ihnen festgelegten Terminen vollständig bereitzustellen.

5. Buchhaltungsrelevante Belege können nicht über E-Mail verarbeitet werden.

6. Folgende Auswertungen werden Ihnen standardmäßig in DATEV Unternehmen online bereitgestellt:

• Entwicklungsübersicht
• Vorjahresvergleich
• Wertenachweis zum Vorjahresvergleich
• Summen- und Saldenliste
• Offene Posten Liste
• Kontenblätter
• Umsatzsteuervoranmeldung
• etc.

Sollten Sie Fragen zu unseren Spielregeln haben, sprechen Sie uns gerne an.

Wir freuen uns auf die digitale Zusammenarbeit mit Ihnen!

Unsere Pakete

Ihr Nutzen der digitalen Finanzbuchhaltung

• Kein Papierkram mehr: Belege per App digitalisieren
• Mobiles Arbeiten: auch unterwegs alles im Griff
• Steuerberater an Bord: digitaler Datenaustausch statt Pendelordner
• Sie müssen keine Belege mehr außer Haus geben
• Zeitersparnis, da Sie Ihre Papier-Rechnungen archivieren können, wie Sie möchten
• Nutzung eines digitalen Rechnungsarchivs mit jederzeitigem Zugriff und Suchfunktion
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind auf Wunsch jederzeit verfügbar
• Permanenter Überblick über alle Außenstände, Verbindlichkeiten und Liquiditätssituation

Digitale Finanzbuchhaltung

Wie funktioniert die digitale Finanzbuchhaltung?

• Sie übermitteln uns Ihre Belege - wir erledigen die Buchhaltung für Sie!
• Ausgangsrechnungen mailen Sie als Excel-Liste verschlüsselt an uns
• Eingangsrechnungen scannen Sie an die DATEV
• Bareinnahmen und -ausgaben geben Sie über ein browser-basiertes DATEV-Kassenbuch selbst ein
• Bank-Kontoauszüge behalten Sie bei sich und schalten einmalig den Datentransfer von Ihrer Bank,
• zum DATEV-Rechenzentrum frei
• Für alle Belege gilt: Sie brauchen kein einziges Stück Papier an uns schicken. Alles kommt sicher verschlüsselt per Internet zu uns.

Wie schnell ist die digitale Finanzbuchhaltung?

Auf Wunsch buchen wir tagesaktuell für Sie. Dadurch können wir Ihnen Auswertungen schneller liefern,
zum Beispiel:

• tagesaktuelle "offene Posten (OPOS)-Listen
• vorgerichtliche Mahnungen
• tagesaktuell Ihren Zahlungsverkehr für Sie vorbereiten und
• an die Bank übermitteln

Welche Vorteile bringt die digitale Finanzbuchhaltung?

• Kein Papierkram mehr: Belege per App digitalisieren
• Mobiles Arbeiten: auch unterwegs alles im Griff
• Steuerberater an Bord: digitaler Datenaustausch statt Pendelordner
• Sie müssen keine Belege mehr außer Haus geben
• Zeitersparnis, da Sie Ihre Papier-Rechnungen archivieren können wie Sie möchten
• Nutzung eines digitalen Rechnungsarchivs mit jederzeitigem Zugriff und Suchfunktion
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind auf Wunsch jederzeit verfügbar
• Permanenter Überblick über alle Außenstände, Verbindlichkeiten und Liquiditätssituation