Neue GoBD ab 2015

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - kurz GoBD

Die am 14.11.2014 veröffentlichen GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Ihre Geltung ist somit z.B. nicht auf die Verwendung von Systemen der doppelten Buchführung beschränkt. Es sind ausdrücklich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen, denen z.B. Einnahmen-Überschuss-Rechner unterliegen. Der Geltungsbereich reicht bis zu Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchhaltung wie Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung.

Im Folgenden haben wir Ihnen Schwerpunkte aus dem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen zusammengestellt:

• Für die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit ("Festschreibung") geben die GoBD erstmals konkrete Fristen vor, die sich am Termin der Umsatzsteuervoranmeldung orientieren.
• Unter bestimmten Umständen wird eine geordnete Ablage von Papierbelegen zwar als Grund(buch)aufzeichnungen anerkannt, sofern aber IT zum Einsatz kommt, werden leicht veränderbare Dateiformate wie Excel oder Word ausdrücklich problematisiert und erfordern zumindest weitergehend Maßnahmen und Verfahrensdokumentation.
• Die Finanzverwaltung problematisiert ebenfalls die Ablage von Dateien nur auf Dateisystem-Ebene, ohne weitere Sicherungsmaßnahmen.

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